Dit privacybeleid vertelt u hoe "FIVE Amsterdam" uw persoonlijke gegevens gebruikt wanneer u onze website bezoekt, wanneer wij u verwelkomen als onze gast of wanneer u anderszins met ons communiceert. In overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming 2018 (AVG), vertelt het u ook uw privacyrechten en hoe de wet u beschermt. Wanneer we in dit privacybeleid "wij", "ons" of "onze" vermelden, verwijzen we naar "FIVE Amsterdam".

Het is belangrijk dat u dit privacybeleid leest, samen met eventuele andere privacyverklaringen die we u van tijd tot tijd laten zien, zodat u volledig op de hoogte bent van hoe en waarom we uw persoonlijke gegevens gebruiken.

Deze website is niet bedoeld voor kinderen en we verzamelen niet bewust gegevens over kinderen.

Soorten persoonsgegevens die we verzamelen

Persoonlijke gegevens, of persoonlijke informatie, betekent alle informatie over een persoon die kan worden gebruikt om die persoon te identificeren. Het bevat geen gegevens waarvan de identiteit is verwijderd (anonieme gegevens).

We verzamelen een verscheidenheid aan persoonlijke informatie over onze gasten, klanten en bezoekers van onze website.

Deze persoonsgegevens vallen in deze categorieën:

• Identiteitsgegevens omvatten titel, geslacht, voornaam, meisjesnaam, achternaam, burgerlijke staat, geboortedatum, gebruikersnaam of soortgelijke identificatie en een gecodeerde versie van uw login/wachtwoord. Als u met ons communiceert via sociale media, kan dit uw gebruikersnaam voor sociale media omvatten.
• Contactgegevens omvatten factuuradres, afleveradres, e-mailadres en telefoonnummers.
• Financiële gegevens omvatten betaalkaart- en automatische incasso-/bankrekeninggegevens.
• Transactiegegevens omvatten details over betalingen aan en van u en andere details van producten en diensten die u bij ons hebt gekocht.
• Profielgegevens omvatten uw gebruikersnaam en wachtwoord, aankopen of bestellingen door u, uw interesses, voorkeuren, feedback en enquêteantwoorden, evenals alle gegevens die we hebben toegevoegd (bijvoorbeeld met behulp van analyses en profilering).
• Technische gegevens omvatten internetprotocol (IP) adres, uw inloggegevens, browsertype en -versie, tijdzone-instelling en locatie, browser plug-in types en versies, besturingssysteem en platform en andere technologie op de apparaten die u gebruikt om toegang te krijgen tot deze website.
• Gebruiksgegevens bevatten informatie over hoe u onze website, producten en diensten gebruikt.
• Trackinggegevens omvatten informatie die wij of anderen over u verzamelen via cookies en vergelijkbare trackingtechnologieën, zoals webbakens, pixels en mobiele identificatiegegevens.
• Marketing- en communicatiegegevens omvatten uw voorkeuren voor het ontvangen van direct marketing van ons en onze derde partijen en uw communicatievoorkeuren.

We verzamelen, gebruiken en delen ook geaggregeerde gegevens, zoals statistische of demografische gegevens, voor welk doel dan ook. Geaggregeerde gegevens kunnen worden afgeleid van uw persoonlijke gegevens, maar worden wettelijk niet als persoonlijke gegevens beschouwd, aangezien deze gegevens uw identiteit niet direct of indirect onthullen. We kunnen bijvoorbeeld uw gebruiksgegevens samenvoegen om het percentage gebruikers te berekenen dat toegang heeft tot een specifieke websitefunctie. Als we echter geaggregeerde gegevens combineren of verbinden met uw persoonlijke gegevens zodat deze u direct of indirect kunnen identificeren, behandelen we de gecombineerde gegevens als persoonlijke gegevens die zullen worden gebruikt in overeenstemming met dit privacybeleid.

Gewoonlijk verzamelen we geen speciale categorieën persoonsgegevens over u (dit omvat details over uw ras of etniciteit, religieuze of filosofische overtuigingen, seksuele geaardheid, politieke opvattingen, vakbondslidmaatschap, informatie over uw gezondheid en genetische en biometrische gegevens) en we verzamelen ook geen informatie over strafrechtelijke veroordelingen en overtredingen. De enige uitzonderingen hierop zijn: (i) als u ons gezondheidsgegevens verstrekt als onderdeel van een spa-boeking, zullen we deze gebruiken om ons contract met u uit te voeren, en we hebben uw uitdrukkelijke toestemming nodig om uw gezondheidsgegevens als onderdeel daarvan te gebruiken of (ii) u hebt de speciale categoriegegevens duidelijk openbaar gemaakt.

Hoe we gegevens verzamelen

We kunnen op veel verschillende manieren gegevens verzamelen of ontvangen.

U kunt ons persoonlijk gegevens verstrekken wanneer u te gast bent in een van onze hotels, bijvoorbeeld wanneer u:

• in- en uitchecken;
• gebruik maken van onze accommodatie, faciliteiten en diensten;
• gebruik maken van onze conciërgediensten;
• onze evenementen bijwonen;
• meedoen aan een prijsvraag, actie of enquête;
• een kaart met contactgegevens invullen; en/of
• geef ons uw visitekaartje.

U kunt ons op afstand gegevens verstrekken wanneer u met ons communiceert via deze website, per post, telefoon of e-mail, of via chat of sociale media, bijvoorbeeld wanneer u:

• zich aanmeldt voor het ontvangen van onze nieuwsbrief of andere direct marketing;
• navraag te doen of informatie op te vragen, of in het algemeen met ons te corresponderen;
• een account aanmaken op onze website;
• accommodatie, gastvrijheid, spabehandelingen of -diensten boeken;
• met ons communiceren op sociale media;
• meedoen aan een prijsvraag, actie of enquête;
• laat opmerkingen of recensies achter.

We kunnen sommige gegevens automatisch verkrijgen, we kunnen bijvoorbeeld gegevens verzamelen over uw apparatuur, browsen of de manier waarop u deze website gebruikt. We kunnen ook gegevens verzamelen wanneer u op een van onze advertenties klikt (inclusief advertenties die u ziet op websites van derden of sociale media). De systemen die we gebruiken voor gastenbeheer kunnen ook automatisch gegevens verzamelen om een ​​gastprofiel te helpen creëren, wat ons op zijn beurt een beter inzicht geeft in hoe we uw ervaring bij ons kunnen verbeteren.

We kunnen sommige gegevens van derden krijgen als onderdeel van het boekingsproces voor onze accommodatie, gastvrijheid, spabehandelingen of diensten in onze hotels.

Wanneer u bijvoorbeeld:

• gebruik maken van boekingsdiensten van derden voor accommodatie, restaurants, gastvrijheid, spabehandelingen of andere diensten; en/of
• zijn onze gast als onderdeel van een groeps- of zakelijke boeking.

We kunnen gegevens over u ontvangen van verschillende andere soorten derden, waaronder:

• van technologiepartners die ons helpen onze website en mailinglijstaanmeldingen te beheren;
• van aanbieders van betalings- en fraudepreventiediensten;
• van analyseproviders, advertentienetwerken en aanbieders van zoekinformatie;
• van datapartners;
• van feedback- en reviewpartners;
• uit openbaar beschikbare bronnen;
• van sociale media, waar de privacy-instellingen op openbaar staan;
• van derden aan wie u toestemming heeft gegeven om uw gegevens met ons te delen; en/of
• van derden die wettelijk zijn toegestaan ​​om uw persoonsgegevens met ons te delen.

Hoe en waarom wij uw persoonsgegevens gebruiken

We gebruiken uw persoonlijke informatie op een aantal manieren, waaronder het leveren en personaliseren van de diensten die u van ons vraagt ​​en verwacht, om u een hoog niveau van gastvrijheid te bieden, direct marketing en verkooppromoties uit te voeren en zoals hieronder in meer detail uiteengezet. We zullen uw toestemming verzamelen voordat we uw gegevens verwerken, indien vereist door de toepasselijke wetgeving.

We zijn verplicht om bepaalde gegevens te verzamelen, waaronder uw naam, adres, betalingsgegevens om uw reservering te verwerken. Als u deze informatie niet verstrekt, kunnen wij uw reservering niet verwerken. We kunnen uw persoonlijke gegevens gebruiken om u informatie te verstrekken over het plannen van vergaderingen en evenementen. We kunnen uw persoonlijke informatie gebruiken om u nieuwsbrieven, promoties en speciale aanbiedingen te verstrekken of aan te bieden, evenals andere marketingberichten in overeenstemming met eventuele communicatievoorkeuren die u hebt uitgesproken. We gebruiken uw informatie om berichten tijdens uw verblijf, accountwaarschuwingen en reserveringsbevestigingen te verstrekken en om u marketingberichten te sturen. We kunnen deze berichten verstrekken via e-mail, post, online advertenties, sociale media, telefoon, sms (inclusief sms en mms), pushmeldingen, berichten in de app, en andere middelen. We kunnen ook informatie verzamelen van uw betaalkaart, die kan worden toegevoegd aan persoonlijke informatie en door ons kan worden gebruikt om te herkennen welk type kaart u heeft, de bank of het netwerk van de kaart, en om u gerichte marketingberichten te presenteren en/of te sturen op basis van uw betaalmethode en in overeenstemming met uw communicatievoorkeuren. We kunnen uw persoonlijke informatie gebruiken om onze diensten te verbeteren en om ervoor te zorgen dat onze site, producten en diensten voor u interessant zijn. We kunnen uw persoonlijke informatie samenvoegen met gegevens van externe bronnen om informatie up-to-date te houden en te analyseren. We vertrouwen ook op informatie van derden om een ​​betere, persoonlijkere service te bieden. Als u bijvoorbeeld uw socialemediadiensten of andere accounts koppelt aan onze diensten,

We kunnen uw persoonsgegevens voor meer dan één rechtsgrondslag verwerken, afhankelijk van hoe we ze gebruiken. Wanneer we gegevens voor deze doeleinden verwerken, zullen we ervoor zorgen dat we uw rechten op persoonsgegevens altijd hoog in het vaandel hebben staan ​​en rekening houden met deze rechten.

Als u ervoor kiest om ons uw persoonsgegevens niet te verstrekken

Wanneer u bij ons een boeking maakt voor accommodatie, gastvrijheid, spabehandelingen of andere diensten, is het mogelijk dat we sommige van uw persoonlijke gegevens moeten verzamelen volgens de wet of onder de voorwaarden van een contract dat we met u hebben. Dit betekent dat als u besluit uw gegevens niet aan ons te verstrekken, we de service mogelijk niet kunnen verlenen en mogelijk uw boeking of aankoop in de cadeauwinkel moeten annuleren. We laten je op dat moment weten of dit het geval is, zodat je kunt beslissen wat je wilt doen.

Uitleg over de wettelijke grondslagen voor het gebruik van persoonsgegevens

We zullen uw persoonlijke gegevens alleen gebruiken als de wet ons dat toestaat. Meestal gebruiken we uw persoonlijke gegevens in de volgende omstandigheden:

• Waar we het contract moeten uitvoeren, staan ​​we op het punt met u te sluiten of hebben het gesloten. Wanneer u bijvoorbeeld een boeking maakt bij een van onze hotels, is dat een contract.
• Waar het noodzakelijk is voor onze legitieme belangen (of die van een derde partij) en uw belangen en fundamentele rechten niet prevaleren boven die belangen. Bijvoorbeeld wanneer we fraudescreening uitvoeren als onderdeel van het afrekenproces of stappen ondernemen om onze website veilig te houden.
• Waar we moeten voldoen aan een wettelijke of reglementaire verplichting. Bijvoorbeeld het bijhouden van onze verkopen voor belastingnaleving.

Wanneer we legitieme belangen overwegen, zorgen we ervoor dat we nadenken over mogelijke gevolgen voor u (zowel positief als negatief) en uw rechten voordat we uw persoonsgegevens verwerken voor onze legitieme belangen. We gebruiken uw persoonlijke gegevens niet voor activiteiten waarbij onze belangen worden overschaduwd door de impact op u (tenzij we uw toestemming hebben of anderszins wettelijk verplicht of toegestaan ​​zijn).

Tenzij het nodig is om een ​​reden die is toegestaan ​​in de AVG, zullen we altijd de uitdrukkelijke toestemming van een betrokkene verkrijgen om zijn gegevens te verzamelen en te verwerken. Wanneer toestemming is gegeven, wordt een register bijgehouden waarin wordt gedocumenteerd hoe en wanneer toestemming is gegeven. Indien de persoonsgegevens niet rechtstreeks van de betrokkene zijn verkregen, zal deze informatie binnen een redelijke termijn na verkrijging van de gegevens aan de betrokkene worden verstrekt. Wanneer de verzamelde en verwerkte persoonsgegevens nodig zijn om een ​​contract met de betrokkene uit te voeren, is uitdrukkelijke toestemming niet vereist. Dit zal vaak het geval zijn wanneer het contract niet kan worden voltooid zonder de betreffende persoonsgegevens, bijvoorbeeld een restaurant- of kamerreservering kan niet worden gemaakt zonder naam, e-mailadres en creditcardgegevens.

Als de persoonsgegevens moeten worden verzameld en verwerkt om te voldoen aan de wet, is er geen expliciete toestemming vereist.

Het delen van uw persoonlijke gegevens

We kunnen uw persoonlijke gegevens delen met de hieronder vermelde derde partijen voor de doeleinden uiteengezet in dit privacybeleid. We kunnen uw persoonsgegevens ook delen als de wet dit anders toestaat of vereist.

Wij kunnen persoonsgegevens delen met de volgende categorieën van derden:

• leveranciers en dienstverleners (zoals uitbestede dienstverleners voor administratie en hotelbeheer (bijv. boekings- en reserveringssystemen, klantrelatiebeheersystemen), technologie- en mediadienstenaanbieders, aanbieders van betalingsverwerking en fraudepreventie, uitvoeringspartners voor de cadeauwinkel)
• accountants en professionele adviseurs zoals bankiers, advocaten, accountants en verzekeraars en
• Overheid, toezichthouders en wetshandhavers.

Wij eisen van alle derde partijen dat zij de veiligheid van uw persoonsgegevens respecteren en deze in overeenstemming met de wet behandelen. We staan ​​onze externe dienstverleners niet toe om uw persoonlijke gegevens voor hun eigen doeleinden te gebruiken en staan ​​hen alleen toe om uw persoonlijke gegevens voor specifieke doeleinden en in overeenstemming met onze instructies te verwerken.

Wij delen uw persoonsgegevens niet buiten Europa.

Dataveiligheid

Alle persoonlijke gegevens op papier worden bewaard in een afgesloten archiefkast, lade of kluis, met beperkte toegang. Vertrouwelijke papieren dossiers worden nergens met algemene toegang onbeheerd of duidelijk zichtbaar achtergelaten. Alle elektronische apparaten zijn beveiligd met een wachtwoord om de informatie op het apparaat te beschermen in geval van diefstal. Digitale gegevens zijn gecodeerd, versleuteld of met een wachtwoord beveiligd, op een netwerkschijf waarvan regelmatig on- en off-site een back-up wordt gemaakt. Alle medewerkers krijgen hun eigen beveiligde login en wachtwoord, en elke computer vraagt ​​gebruikers regelmatig om hun wachtwoord te wijzigen. E-mails met gevoelige of vertrouwelijke informatie zijn beveiligd met een wachtwoord als er onbeveiligde servers zijn tussen de afzender en de ontvanger. De beveiliging van onze computer- en opslagsystemen en de toegang daartoe wordt continu bewaakt.

Hoe lang we uw persoonsgegevens bewaren

We bewaren uw persoonlijke gegevens alleen zolang als nodig is om de doeleinden te vervullen waarvoor we ze hebben verzameld, inclusief om te voldoen aan wettelijke, boekhoudkundige of rapportagevereisten.

Om te beslissen hoe lang we uw persoonsgegevens moeten bewaren, houden we rekening met de hoeveelheid, aard en gevoeligheid van de persoonsgegevens, het potentiële risico op schade door ongeoorloofd gebruik of delen van uw persoonsgegevens, de doeleinden waarvoor we uw persoonsgegevens verwerken en of we die doeleinden op een andere manier kunnen bereiken, en de toepasselijke wettelijke vereisten.

Wettelijk moeten we basisinformatie over onze gasten en klanten (inclusief Contact-, Identiteits-, Financiële en Transactiegegevens) zes jaar bewaren nadat ze geen klant meer zijn voor belastingdoeleinden.

In sommige omstandigheden kunnen we uw identiteit uit uw persoonlijke gegevens verwijderen (zodat deze niet langer aan u kunnen worden gekoppeld) voor statistische doeleinden, in welk geval we deze informatie voor onbepaalde tijd kunnen gebruiken zonder u hiervan op de hoogte te stellen.

Uw wettelijke rechten

Onder bepaalde omstandigheden hebt u rechten op grond van de wetgeving inzake gegevensbescherming met betrekking tot uw persoonlijke gegevens.

Toegang vragen tot uw persoonsgegevens: Hiermee kunt u een kopie ontvangen van de persoonsgegevens die we over u hebben en controleren of we deze rechtmatig verwerken.

Verzoek om correctie van uw persoonlijke gegevens: hiermee kunt u onvolledige of onnauwkeurige gegevens die we over u hebben, laten corrigeren, hoewel we mogelijk de juistheid van de nieuwe gegevens die u ons verstrekt, moeten verifiëren.

Verzoek om verwijdering van uw persoonlijke gegevens: Hiermee kunt u ons vragen om persoonlijke gegevens te wissen of te verwijderen als er geen goede reden is om deze verder te verwerken. U hebt ook het recht om ons te vragen uw persoonsgegevens te wissen of te verwijderen wanneer u met succes gebruik hebt gemaakt van uw recht om bezwaar te maken tegen verwerking, wanneer we uw informatie mogelijk onrechtmatig hebben verwerkt of wanneer we uw persoonsgegevens moeten wissen om te voldoen aan de lokale wetgeving. Houd er echter rekening mee dat we mogelijk niet altijd kunnen voldoen aan uw verzoek tot verwijdering om specifieke juridische redenen die u, indien van toepassing, op het moment van uw verzoek zullen worden meegedeeld.

Bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens: hiermee kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens wanneer we ons beroepen op een legitiem belang (of dat van een derde partij) en er is iets in uw specifieke situatie waardoor u bezwaar wilt maken tegen verwerking op deze grond, omdat u vindt dat dit van invloed is op uw fundamentele rechten en vrijheden. U hebt ook het recht om bezwaar te maken wanneer wij uw persoonsgegevens verwerken voor directmarketingdoeleinden. In sommige gevallen kunnen we aantonen dat we dwingende legitieme redenen hebben om uw informatie te verwerken die uw rechten en vrijheden overschrijdt.

Verzoek om beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens: Hiermee kunt u ons vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens op te schorten in de volgende scenario's: (a) als u wilt dat wij de juistheid van de gegevens vaststellen; (b) wanneer ons gebruik van de gegevens onwettig is, maar u niet wilt dat wij deze wissen; (c) wanneer u ons nodig heeft om de gegevens te bewaren, zelfs als we ze niet langer nodig hebben omdat u ze nodig heeft om juridische claims vast te stellen, uit te oefenen of te verdedigen; of (d) u ​​hebt bezwaar gemaakt tegen ons gebruik van uw gegevens, maar we moeten verifiëren of we doorslaggevende legitieme redenen hebben om deze te gebruiken.

Recht om toestemming in te trekken: Trek toestemming op elk moment in wanneer we afhankelijk zijn van toestemming om uw persoonlijke gegevens te verwerken. Dit heeft echter geen invloed op de rechtmatigheid van enige verwerking die is uitgevoerd voordat u uw toestemming intrekt. Als u uw toestemming intrekt, is het mogelijk dat we u bepaalde producten of diensten niet kunnen leveren. Als dit het geval is, zullen wij u hiervan op de hoogte stellen op het moment dat u uw toestemming intrekt.

Het is mogelijk dat we u om specifieke informatie moeten vragen om ons te helpen uw identiteit te bevestigen en uw recht op toegang tot uw persoonlijke gegevens te waarborgen (of om uw andere rechten uit te oefenen). Dit is een beveiligingsmaatregel om ervoor te zorgen dat persoonlijke gegevens niet worden gedeeld met iemand die niet het recht heeft om deze te ontvangen. We kunnen ook contact met u opnemen om u om meer informatie te vragen met betrekking tot uw verzoek om onze reactie te versnellen.

We proberen binnen een maand op alle legitieme verzoeken te reageren. Af en toe kan het langer dan een maand duren als uw verzoek bijzonder ingewikkeld is of als u meerdere verzoeken heeft gedaan. In dat geval laten we het je weten en houden we je op de hoogte.

Hoe u contact met ons kunt opnemen

Als u vragen heeft over dit privacybeleid of uw rechten wilt uitoefenen, aarzel dan niet om ons een e-mail te sturen op dpo@fourelementshotel.com of een brief te sturen naar: Bert Haanstrakade 1074, 1087 HJ Amsterdam, Nederland.

Dit privacybeleid is voor het laatst bijgewerkt op 20 maart 2020.

Informatie over de verwerking van persoonsgegevens tijdens sollicitaties voor werving of verzending en ontvangst van curriculum vitae

Houd er rekening mee dat de volgende algemene voorwaarden van toepassing zijn wanneer we uw cv en uw wervingsaanvraag ontvangen en gebruiken voor ons bedrijf. De Verwerkingsverantwoordelijke is in het bijzonder het bedrijf genaamd 'FIVE Amsterdam' (BEDRIJF), statutair gevestigd te Bert Haanstrakade 1074, 1087 HJ Amsterdam, Nederland, website: www.fourelementshotel.com.

Door uw CV op te sturen en daarbij vrijwillig persoonlijke gegevens en informatie, waaronder uw contactgegevens en CV-gegevens, in te dienen, stemt u in met de opslag, het gebruik, de verwerking en de overdracht van dergelijke gegevens door COMPANY voor de hieronder beschreven doeleinden. Deze verwerking is noodzakelijk om uw wervingsverzoek te beheren en als u deze gegevens niet verstrekt, kunnen we deze niet beheren.

Het doel van de verwerking is de eerste beoordeling van de sollicitatie van de kandidaat, het onderzoek van de sollicitatie, het onderzoek van de wervingsmogelijkheid, evenals de herbeoordeling van de sollicitatie op een latere datum voor de aanwerving van dezelfde of een andere functie binnen het BEDRIJF, op basis van de evaluatie van het curriculum vitae van de kandidaat binnen de hieronder vermelde tijd van het bewaren van gegevens.

Er vindt geen overdracht van uw persoonlijke gegevens plaats door het BEDRIJF en deze worden vertrouwelijk behandeld.

Door te solliciteren, stemt u in met de overdracht en verwerking van uw gegevens door COMPANY voor het hierboven beschreven doel. ONDERNEMING neemt de nodige maatregelen om uw persoonlijke gegevens veilig te houden, zowel tijdens verzendings- als verwerkingsprocedures. Het recht op toegang tot en verwerking van de bovenstaande persoonlijke gegevens, die zich in de kandidatendatabase bevinden, die door het BEDRIJF wordt bijgehouden, heeft alleen de aangestelde werknemers.

De persoonsgegevens van kandidaten die niet worden aangeworven, worden bewaard gedurende een periode van vierentwintig (24) maanden na de sollicitatie met het oog op een eventuele herbeoordeling van de sollicitatie voor dezelfde of gelijkaardige functie die zich binnen de ONDERNEMING kan voordoen. Na deze periode worden de gegevens definitief gewist/verwijderd.

U kunt te allen tijde de rechten uitoefenen die zijn uiteengezet in de VERORDENING, waaronder het recht op informatie en toegang, wijziging, wissen (recht om te worden vergeten), beperking van verwerking, overdraagbaarheid en het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking.

Deze rechten worden uitgeoefend door een brief te sturen naar Bert Haanstrakade 1074, 1087 HJ Amsterdam, Nederland of via e-mail naar dpo@fourelementshotel.com.

Als u een van uw rechten uitoefent, zullen wij alle redelijke maatregelen nemen om aan uw verzoek te voldoen binnen dertig (30) dagen na ontvangst van het verzoek, nadat wij u hebben geïnformeerd over uw verzoek om voldoening of over de redenen die deze tevredenheid in de weg staan.